Epson WorkWorce ES-580W Dokumentenscanner - Ein echt flinker Helfer für das HomeOffice

 -- Produktplatzierung / Werbung --

Ich hatte das Glück für OfficePartner den Epson Dokumentenscanner WorkForce ES-580W als Produkttest kostenlos unter die Lupe zu nehmen.

Produktlink: https://bit.ly/2KEcFKs

Ausgangslage des Tests:

Ich arbeite nun Corona bedingt schon seit März letzten Jahres von Zuhause aus dem HomeOffice und versuche dort natürlich den Workflow immer weiter zu verbessern.

Das Gerät wurde also von mir alleine auf Herz und Nieren getestet.

Da wir ich in der Möbelbranche tätig bin, fallen leider auch in dieser Zeit immer noch viele Handskizzen, Notizen und andere Dokumente an.

Diese wurden von mir bisher immer mit einem Multifunktionsdrucker gescannt und an die Firma übermittelt. Der Vorgang dauerte mit dem Gerät aber immer viel zu lange und ein beidseitiges Scannen war auch nicht möglich.

Mein monatliches Scanvolumen beträgt bestimmt mehrere tausend Seiten. Genau kann man das gar nicht sagen.

Deshalb kam dieser tolle Produkttest für mich wie gerufen.

Testphase:

Das Paket kam bei mir sehr gut verpackt in einem Umkarton mit Luftpolsterfolie an. Der Gerätekarton ist auch sehr stabil ausgeführt.

Im Lieferumfang waren:

- Dokumentenscanner

- Aufsatz für den Blatteinzug

- Netzkabel

- Netzgerät

- USB 3.0 Verbindungskabel

- Kurzanleitung

- Treiber CD

Nachdem ich das Gerät ausgepackt und alle blauen Fixierkleber entfernt hatte, musste zunächst der Aufsatz für den Batteinzug oben aufgesteckt werden. Dieser arretiert dann hörbar ein und sitzt dann fest drauf.

Das Netzkabel musste mit dem Netzgerät verbunden und dann auf der Geräterückseite eingesteckt werden.

Als ich das Gerät in den Händen hatte, machte der Scanner einen sehr kompakten Eindruck. Ich hatte Ihn mir irgendwie größer vorgestellt. Aber so nimmt er sehr wenig Platz im HomeOffice ein. Der erste Eindruck von der Verarbeitung fällt sehr positiv aus. 

Die verwendeten Kunststoffe fühlen sich wertig an und auch das matte Farbdisplay ist sehr groß. Das Gerät steht dank den Gummifüßen sicher auf dem Tisch und verrutscht nicht ungewollt. Die Auszüge oben und unten am Scanner sind etwas dünner vom Material, aber immer noch so stabil, dass man sich keine Sorgen machen muss.

Auf Vorderseite ist links neben dem Display eine LED sowie der An/Aus-Schalter zu sehen. Außerdem ist auch noch eine Taste für das Öffnen des Einzugs zu sehen.

Auf der Geräterückseite findet sich der Anschuss für einen USB-Stick, der Port für das Netzkabel sowie ein Anschluss für das USB 3.0 Verbindungskabel.

Nach dem ersten Einschalten erscheint auf dem großen Display die Frage nach der Sprache, dem Datum und der Uhrzeit. Hat man dies eingegeben, wird der Homescreen mit den unterschiedlichen Scanmöglichkeiten angezeigt.

Ich hatte versucht die Scansoftware von der Epson Internetseite runterzuladen und zu installieren. Allerdings kam es beim Start dann immer zu Fehlermeldungen. Mir blieb dann leider nur der Weg die Software über einen externen CD/DVD-Player und der mitgelieferten CD zu installieren. Dieser Vorgang dauerte verhältnismäßig lange.

Nach der Installation habe ich den Scanner noch mit dem heimischen WLAN-Netzwerk verbunden und dann wurde das Gerät auch schon von der Epson ScanSmart Software gefunden. Die Kurzanleitung sowie die Bedienungsanleitung sind sehr einfach und verständlich aufgebaut. Da die Software und das Gerät aber eigentlich für mich sehr einfach und verständlich sind, musste ich nicht viel nachschlagen.

Man kann aber auch mithilfe der Epson SmartPanel App (Android oder Ios) über das Smartphone den Scanvorgang starten und die Dokumente dann entsprechend weiterleiten oder speichern. Die Installation war sehr einfach und der Scanner wurde auch sofort erkannt und verbunden.

Um mit der App zu scannen legt man die Dokumente in den Geräteeinzug und wählt in der App dann entweder Einseitig oder Doppelseitig und drückt dann dort den Startbutton.

Sofort startet das Gerät mit dem Scanvorgang und zeigt die einzelnen Dokumente in der App an. Unter dem Punkt "Weitere Einstellungen" lassen sich div. Dinge wie Scanqualität einstellen und in welches Dateiformat gescannt werden soll.

Um über den PC ein beidseitig Dokumente zu scannen legt man die beidseitigen Dokumente zunächst in den Geräteeinzug und öffnet die ScanSmart Software. Hier wählt man den „beidseitig“ Modus aus und schon werden die Dokumente beidseitig zügig gescannt und in der Software dargestellt.

Mir reichen 300DPi für normale PDF Dokumente vollkommen aus. Wenn man aber farbige Bilder oder Zeichnungen scannen möchte, dann sollte die DPI Qualiät höher gewählt werden. z.B. auf 600DPi. Hier erkennt man dann deutlich bessere Details und bessere Farben. Ich habe den Test mit unterschiedlichen Bildern gemacht und konnte deutliche Veränderungen sehen wenn man die DPI hochschraubt. Aber auch die Auswahl zwischen Schwarz/Weiß, Graustufen und Farbe macht viel aus. Wählt man eine höhere Bildqualität, braucht der Scanner auch etwas länger für den Scannvorgang und die Übermittlung an den Rechner.

Leider finde ich die ScanSmart Sofware selber ebenfalls nicht so gut gelungen. Im Startbildschirm gibt es zunächst nur die Möglichkeit einseitig und beidseitig zu Scannen. Alle weiteren Einstellungen müssen umständlich über mehrere Menüs gesucht werden. Auch hier wäre ein Startbildschirm im „Expertenmodus“ eine für mich bessere Lösung. Gerade wenn man oft die Aufösung, die Bildqualität usw. ändern möchte, ist das leider sehr umständlich.

Es lassen sich mit dem Epson WorkForce Geräte auch auch alle möglichen Formate scannen.

So konnte ich damit sowohl mehrere Quittungen (Tankstelle, Kassenbelege usw.) in den Einzug einlegen indem ich die seitlichen Führungen entsprechend kleiner stellte und dann den Vorgang „einseitig“ startete. Beidseitig wäre hier natürlich auch möglich, aber war für mich in dem Fall nicht wichtig.

Außerdem lässt sich das Format in der Software auf Plastikkarte einstellen, sodass man sogar Karten im Kreditkartenformat einscannen kann. Auch diese Einstellung finde ich etwas umständlich zu finden. Die ganze Software sollte meiner Meinung nach etwas verbessert werden. Aber auch das Scannen von Visitenkarten ging bei mir im Test problemlos und einfach sowohl einseitig oder auch beidseitig.

Dann habe ich die Scan-Geschwindigkeit bei 300 Dpi gemessen.

Die Vorlage waren 10 beidseitig bedruckte A4 Seiten in Schwarz/Weiß.

Für den einseitigen Druck (also immer nur die Vorderseite) hat er Vorgang bis alle Seiten auf dem PC waren ca. 23 Sekunden benötigt.

Hat man dann 10 Seiten beidseitig gescannt war der komplette Vorgang in 30 Sekunden beendet bis die 20 Seiten dann auf dem PC zu sehen waren. Ich finde das einen wirklich sehr guten Wert. So können bis zu 100 Seiten über den Einzug in einem Rutsch gescannt werden.

Man kann den Scanvorgang aber auch durchführen, wenn der Rechner in einem anderen Raum steht. Dafür verwendet man einfach die das Touchdisplay am Gerät und wählt hier den Scan zum Computer aus. Die Seiten werden dann ebenfalls an den im Netzwerk verbundenen Rechner übertragen. Bei mir geht das problemlos und ich nutze diese Funktion sehr oft.

Hat man gar keinen Rechner zur Verfügung, so lassen sich die Dokumente auch über den Scanner direkt per Epson Connect Verbindung an eine vorher hinterlegte Cloud scannen. In meinem Fall habe ich mehrere Dokumente gescannt und an Google Drive übertragen. Diese wurden dann in einen festgelegten Ordner in der Cloud abgelegt.

Aber es lassen sich die Dokumente auch direkt auf einen USB-Stick den man auf der Geräterückseite einsteckt abspeichern. Dies hat bei meinen Tests auch sehr einfach und schnell geklappt.

Ergebnis/Fazit

Insgesamt hat mich der Scanner bis auf einige Kleinigkeiten sehr überzeugt.

Allerdings finde ich das Touchdisplay etwas zu sensibel. Wenn ich scrolle, dann werden die Wischgesten auch oftmals als Auswahlklick angesehen, was natürlich dann zu unnötigen Navigationen im Menü führt. Die Displaygröße sowie die Menüführung am Gerät gefällt mir aber sehr gut.

Mit det SmartScan Software bin ich auch nicht 100% zufrieden.

Die oftmals nötigen Einstellungsmenüs in der Software sind nicht sofort erreichbar und zu umständlich auszuwählen. Hier wünsche ich mir einen „Expertenmodus“ der die wichtigsten Einstellungen bereits auf dem Startbildschirm enthält. Etwas schneller sind die wichtigsten Einstellungen in der Smartphone App zu erreichen.

Stellt man die Qualität nicht so oft um und hat seine Einstellung gefunden, finde ich das Arbeiten mit dem Gerät sehr angenehm. Die Dokumente werden sehr schnell und zuverlässig übertragen. Die Qualität ist für mich schon bei 300Dpi ausreichend.

Die intelligente Farb- und Bildanpassung hat auch super funktioniert.

Hat man wirklich so wie ich ein hohes monatliches Scan-Volumen sehen ich das Preis-/Leistungsverhältnis als durchaus angebracht.

Die Schwächen in der Software sowie in der Touchempfindlichkeit sollte aber noch durch zeitnahe Updates verbessert werden.

Der Workforce ES-580W ist für mich trotz den Punkten ein Kandidat den ich weiterempfehlen werde. Vielleicht werden bei uns in der Firma für meine Kollegen dann noch mehr Geräte angeschafft.

Ich möchte mich an dieser Stelle nochmals recht herzlich bei OfficePartner für diesen tollen Produkttest bedanken. Ohne Euch hätte ich so einen Scanner nie probieren können.

-- Produktplatzierung / Werbung --